Maba Wajib Tahu Etikanya, Begini Cara Menulis Email Ke Dosen

Daftar Isi

Jakarta, CNN Indonesia --

Setiap mahasiswa perlu tahu gimana langkah berkomunikasi ke pengajar dengan baik dan sopan. Termasuk cara menulis email ke pengajar untuk keperluan mengirim tugas kuliah, laporan, hingga skripsi.

Cara menulis email ke pengajar mestilah memenuhi etika. Tujuannya untuk memberikan rasa hormat dan corak sopan santun.

Selain itu, berkomunikasi dengan sopan santun dapat menjaga hubungan baik dan kesan positif dengan dosen, terlebih jika mahasiswa memerlukan pengarahan rutin alias support akademik saat berkuliah.

Maka dari itu, mahasiswa kudu memahami gimana langkah menulis, pilihan kata nan digunakan, serta menjaga nuansa komunikasi dan seperti menghindari kesan memaksa alias bersuara perintah.

Berikut tips menulis email ke pengajar nan sesuai etika untuk diperhatikan dan dapat diterapkan oleh mahasiswa.

1. Isi subjek email

Cara menulis email ke pengajar pertama nan beretika adalah mengisi subjek email dengan benar. Jangan sampai membiarkan subjek email kosong. Sebab, dari subjek ini penerima bisa mengetahui dengan sigap mengenai isi dari email.

Tulis subjek email nan jelas dan spesifik, misalnya nama tugas, topik bimbingan, nama, dan nomor mahasiswa.

Contohnya jika Anda bakal mengumpulkan tugas tertentu ke dosen, subjek email nan ditulis bisa seperti ini: "Pengumpulan Tugas Mata Kuliah Etika Profesi - Ahmad Maulana 24045678910"

2. Isi body email

Isi body email dengan bahasa nan umum dan sopan. Hindari menggunakan bahasa gaul, singkatan nan tidak umum, alias bahasa sehari-hari. Body email pun tak dibuat begitu saja, susun bagian ini dengan struktur berikut:

• Perkenalan diri: Sebutkan nama lengkap, NIM, dan mata kuliah nan Anda ikuti.
• Pembuka dan tujuan: Sampaikan maksud kamu mengirim email, misalnya mau mengumpulkan tugas, menanyakan jadwal, alias meminta bimbingan.
• Penutup: Ucapkan terima kasih dan sampaikan angan agar pengajar dapat merespons.
• Lampiran: Jika mengirim dokumen, beri tahu bahwa kamu melampirkan file di email, komplit dengan nama file dan jenis tugasnya.

3. Perhatikan ukuran lampiran

Bila hendak menyisipkan lampiran, ukuran file-nya sebisa mungkin jangan terlalu besar. Tujuannya agar memudahkan pengajar jika dia mau membuka alias mengunduhnya.

Umumnya, format lampiran nan dikirim ke pengajar bentuknya PDF alias DOCX nan ukurannya tak besar.

4. Cek ulang sebelum mengirim

Bila semua tahapan di atas sudah terisi, sebelum email dikirim, luangkan waktu untuk mengecek ulang keseluruhan email. Proses pengecekan terdiri dari:

• Apakah penerima sudah benar?
• Apakah subjek sesuai isi?
• Apakah isi email jelas dan sopan?
• Apakah lampiran sudah terpasang?

Proses pengecekan ulang dilakukan demi mencegah kesalahan nan bisa membikin pengajar salah mengerti alias tidak membalas email kamu.

5. Lakukan konfirmasi setelah mengirim

Setelah email dikirim, sebaiknya lakukan konfirmasi. Bisa melalui chat resmi alias saat berjumpa langsung di kelas. Ketika konfirmasi pun Anda kudu menggunakan bahasa nan sesuai. Ini krusial agar email nan Anda kirim betul-betul diterima.

Konfirmasi tak perlu panjang lebar, Anda dapat menggunakan kalimat nan singkat dan jelas tapi tetap sopan dengan menggunakan kata maaf dan terima kasih.

Contohnya "Maaf Pak/Bu, saya sudah mengirim email mengenai tugas akhir. Mohon konfirmasi jika sudah diterima. Terima kasih."

Contoh email ke dosen

Berdasarkan tips di atas, berikut contoh email ke pengajar nan bisa Anda pakai sebagai rujukan:

Subjek: Pengumpulan Tugas Makalah Etika Profesi - 2304567891

Body Email:

Yth. Bapak/Ibu Dosen
di Tempat

Perkenalkan, saya Ahmad Maulana, mahasiswa Program Studi Ilmu Komunikasi angkatan 2024, NIM 24045678910. Saya merupakan peserta mata kuliah Public Relations nan Bapak/Ibu ampu di semester ini.

Melalui email ini, saya mau mengumpulkan tugas makalah nan telah diberikan pada pertemuan sebelumnya, dengan topik "Public Relations di Era Digital". Tugas tersebut saya lampirkan dalam corak file PDF dengan nama file: Makalah_PublicRelationsDigital_Ahmad.pdf.

Apabila terdapat perihal nan kurang komplit alias perlu diperbaiki, saya siap untuk melakukan revisi sesuai pengarahan Bapak/Ibu.

Demikian email ini saya sampaikan. Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Ahmad Maulana
NIM 24045678910

Itulah langkah menulis email ke pengajar komplit dengan contohnya. Semoga membantu!

(san/fef)

[Gambas:Video CNN]